Как организовать ваши электронные письма

«Очистить навсегда» - девиз Юргена Курца, родившегося в 1965 году. Он консультирует компании по вопросам «очистки». Он также пишет книги на эту тему. Новое «вычищено навсегда - даже цифровое», Gabal-Verlag, 128 страниц, 19,90 евро.

Мистер Курц, сколько писем в вашем почтовом ящике? Юрген Курц: Так мало, что я могу запечатлеть их одним взглядом. Серьезно, электронная почта произвела революцию и оптимизировала наши коммуникации много лет назад. Но теперь они стали хищником времени и мотивационным хищником. Это не сама электронная почта, а неэффективный способ борьбы с ней. Часто почтовый ящик злоупотребляет как список дел.

Как вы исправите это?

Как и в случае с организацией материальных документов, некоторые приемы помогают снова взять верх в папке «Входящие». Если электронное письмо было обнаружено, а не обработано, оно остается в папке «Входящие». Результат: Входящие «Забиты». Последующий просмотр электронных писем в папке «Входящие», которые уже были открыты, но еще не обработаны, может создать стресс. Обработка - это стратегия, которая может поддерживать ваш почтовый ящик постоянно тонким или пустым. Процесс обработки состоит из пяти этапов: удаление, пересылка, архивирование, редактирование или планирование. Если вы отправляете с каждым электронным письмом один из этих шагов, вы получаете обзор и сохраняете хладнокровие.

Есть ли способ сортировки писем заранее?

Да. У большинства программ есть мастер правил. Так вы можете, например Пусть новостная рассылка попадет в отдельную папку. Это немного снижает толпу в почтовом ящике и уменьшает стресс. Потому что, как бесплатный письменный стол, чистый почтовый ящик дает хорошее чувство. Если вам отправляют многочисленные информационные бюллетени или вы участвуете в дискуссионных форумах, лучше создать второй адрес электронной почты. Под gmx.de или web.de вы можете сделать это бесплатно. Ваш основной адрес будет избавлен от часто появляющихся рекламных электронных писем.

Какие ситуации обычно оказывают на нас особенно сильное влияние?

Часто это дни после праздника. Это помогает договориться с коллегой, прежде чем он просеивает почтовый ящик, чтобы у нас уже была некоторая структура, когда мы вернемся. Или вы даете себе день, в который вы только редактируете входящие и уведомляете деловых партнеров один день спустя. Таким образом, вы можете медленно вернуться и получить обзор задач.

А в повседневной жизни?

Электронная почта является источником стресса в повседневной жизни. Мы постоянно проверяем вход или отвлекаемся на звуковой сигнал. Отключение аудио- и визуальных сигналов приема электронной почты снимает напряжение и помогает нам не прерываться. Это также касается мобильных устройств, планшетов и смартфонов. Также полезно обрабатывать электронные письма блоками несколько раз в день. Таким образом, устанавливаются временные интервалы, в которые электронные письма можно редактировать после одного из пяти шагов. Между прочим: если вы отправляете электронное письмо, обычно принимаются новые письма. Но новые письма означают новые отвлечения. Настройте программу на получение новых писем, только если вы действительно этого хотите. Таким образом, вы можете работать без помех и лучше сосредоточиться на текущей задаче. Кроме того, вы можете полностью очистить папку «Входящие», не рискуя отвлечься на новые письма. Упреждающая работа высвобождает силы - кто реагирует, тот болеет только в худшем случае.

Какие проблемы стоят перед ноутбуком и компанией? Конечно, неструктурированные файлы. Неважно, маленькая команда или большой отдел? Ищите времена, грабите драгоценное время. Структуры подачи заявок развивались со временем во многих компаниях и продолжают расти. Каждый хранит документы в меру своих знаний и убеждений, где это кажется наиболее логичным. Но то, что один сотрудник считает логичным, следующий не должен понимать или иметь смысл в течение длительного времени. С годами это приводит к дублированию систем хранения и подпапок, которые вызывают больше вопросов, чем помощи. Хаос данных запрограммирован заранее. Не секрет, что документы должны быть аккуратно названы. Фристайл должен использовать единую структуру, формулировать фиксированные правила игры и подчиняться им.

Звучит просто ...

Но это не так. Теория и практика - это два разных мира. В прошлом году мы провели исследование эффективности работы в сотрудничестве с AKAD Hochschule в Лейпциге. Помимо использования и влияния средств коммуникации на повседневную работу, мы также сосредоточили наше внимание на сочетании порядка и производительности. Результаты нашего исследования ясно показали, что они имеют прямое отношение. Независимо от того, идет ли речь о папке «Входящие» или о подаче цифрового документа.